Pracodawco zastanów się zanim sprawdzisz pocztę służbową pracownika!

04 wrz Pracodawco zastanów się zanim sprawdzisz pocztę służbową pracownika!

W dniu 13 sierpnia 2020 r. Urząd Ochrony Danych Osobowych opublikował informację dla pracodawców, w której przestrzega ich przed swobodnym sprawdzaniem poczty elektronicznej zatrudnionego pracownika.

W 2018 r. do obowiązującego Kodeksu pracy został dodany przepis art. 22 ³ stanowiący o tym, że pracodawca, który zabiega o efektywną organizację czasu pracy pracownika i właściwe użytkowanie przez niego udostępnionych mu narzędzi pracy, może wprowadzić kontrolę służbowej poczty zatrudnionego.

UODO przypomina jednak, że chcąc uzyskać wgląd w korespondencję służbową pracownika, zgodnie z przepisem art. 22 ² par. 7 pracodawca powinien poinformować go o tym na dwa tygodnie przed podjęciem działania. Pracodawca może rozesłać informację o planowanym monitorowaniu poczty elektronicznej listem, wiadomością e-mail, może również wywiesić ogłoszenie na tablicy, do której ma dostęp cała zatrudniona kadra.

Doktryna zwraca uwagę, że monitoring poczty elektronicznej stanowi kontrowersyjną formę kontroli wprowadzoną do kodeksu pracy ze względu na to, iż Konstytucja RP w treści przepisu art. 49 zapewnia m.in. ochronę tajemnicy komunikowania się.

Niemniej jednak wydawać by się mogło, ze skoro pracownik komunikuje się się w imieniu i na rzecz pracodawcy, to ten powinien mieć dostęp do wiadomości wysyłanych przez pracownika.

Granice monitorowania elektronicznej poczty służbowej pracownika

Konsekwencją ww. dylematów było zezwolenie przez ustawodawcę na wgląd pracodawcy w korespondencję pracownika jednak przy założeniu, że ten będzie respektował pewne granice tzn. czynności monitorowania poczty nie mogą naruszać tajemnicy prywatnej korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.

Powyższe oznacza, że pracodawca nie ma prawa zapoznawać się z treścią prywatnych e-maili zatrudnionego.

Co więcej, nawet jeżeli, pracodawca zabroni wykorzystywania służbowej poczty do celów prywatnych, dokonując monitoringu korespondencji powinien wykonywać to ostrożnie, tak by nie przeczytać wiadomości mającej charakter prywatny.

Pracodawca powinien określić również zakres informacji, jakie będzie pozyskiwał i gromadził w wyniku monitoringu korespondencji. Grupa gromadzonych informacji powinna być adekwatna do celu wykonywanej kontroli. Wobec tego, w doktrynie podnosi się, że jeżeli dla pracodawcy wystarczającym jest informacja o tym do kogo i w jakich godzinach pracownik adresował wiadomości e-mail, to ten nie powinien zapoznawać się z ich treścią.

Sankcje dla pracodawcy nie stosującego się do ograniczeń w przedmiocie monitoringu poczty pracownika

Pracownik może dochodzić przed sądem ochrony w związku z naruszeniem przez pracodawcę jego dóbr osobistych. Ponadto, pracownik pokrzywdzony działaniem pracodawcy może rozwiązać z nim stosunek pracy z powodu ciężkiego naruszenia przez pracodawcę obowiązków wobec pracownika.

W piśmiennictwie podnosi się także, że naruszenie tajemnicy korespondencji powoduje odpowiedzialność karnoprawną z tytułu przepisu art. 267 par. 1 kk (przestępstwo przeciwko ochronie informacji).